En bref. Pour savoir où en est un porteur avant de le revoir, il faut trois choses : une trace écrite de ce qui a été décidé à la séance précédente, un point d'étape court que le porteur remplit lui-même avant la suivante, et un seul endroit où l'accompagnant retrouve ces deux éléments. Sans cela, la séance commence par « vous en êtes où ? » et une partie du temps sert à reconstruire l'historique au lieu de faire avancer le projet.
Pourquoi la séance commence presque toujours par « vous en êtes où ? »
J'ai accompagné des startups pendant des années, d'abord comme responsable de l'incubation à l'IOT Valley, puis comme coach dans des programmes d'écoles et de réseaux. Pendant longtemps, j'ai ouvert mes séances par la même question. Je l'assume aujourd'hui, et il m'arrive de la poser plusieurs fois dans la même semaine à la même équipe.
La raison est simple : entre deux rendez-vous, on ne sait pas grand-chose de ce qui s'est passé. Les équipes ont avancé, parfois reculé, et il arrive qu'elles aient pivoté sans le dire en arrivant. Il faut donc reconstruire, sur une vingtaine de minutes d'échange, l'histoire récente du projet. Sur une séance d'une heure, c'est un tiers du temps qui sert à se mettre à jour.
Le problème grossit avec le nombre de projets. Un chargé de mission qui suit trente porteurs ne peut pas garder trente historiques en tête, et un coach qui intervient dans plusieurs programmes encore moins. Quand plusieurs accompagnants suivent la même équipe, s'ajoute une difficulté : on ne sait pas ce que les autres ont dit, et il arrive qu'on redise la même chose, ou le contraire.
Ce qu'il faut savoir avant de revoir un porteur
Avant une séance, je cherche à répondre à cinq questions. Si je les ai, la séance peut commencer directement sur le fond.
- Qu'avait-on décidé la dernière fois ? Les deux ou trois actions sur lesquelles le porteur s'était engagé.
- Qu'est-ce qui a été fait ? Les actions réalisées, et surtout ce qu'elles ont appris : combien d'entretiens, quelles réactions, quelles objections.
- Qu'est-ce qui a changé dans le projet ? Une cible, une offre, un prix, une hypothèse abandonnée.
- Où le porteur bloque-t-il ? La question qu'il n'arrive pas à trancher seul.
- Qui d'autre l'a conseillé depuis ? Un autre coach, un expert, un mentor, et ce qu'ils lui ont dit.
Ces cinq questions tiennent sur une demi-page. Le travail de l'accompagnant consiste à obtenir ces réponses sans que la séance serve à les collecter.
Trois façons de faire, de la plus simple à la plus outillée
1. Le compte rendu de fin de séance
C'est la base, et beaucoup de structures ne l'ont pas. À la fin de chaque séance, cinq minutes pour écrire ce qui a été décidé, les actions et la date du prochain point. Le plus efficace est que ce soit le porteur qui l'écrive et vous l'envoie : il reformule, vous corrigez si besoin, et il s'approprie ses engagements.
Limite : le compte rendu dit ce qui était prévu, pas ce qui s'est passé depuis.
2. Le point d'étape avant la séance
La veille ou le matin même, le porteur répond à trois questions courtes : ce qu'il a fait, ce qu'il a appris, ce sur quoi il veut votre avis. Un formulaire ou un message suffit. Vous lisez ses réponses en deux minutes avant le rendez-vous, et la séance démarre sur son blocage.
Limite : ça repose sur la discipline du porteur, et les réponses restent déclaratives. « J'ai fait des entretiens » ne dit pas ce que les gens ont répondu.
3. Un espace de travail partagé entre le porteur et ses accompagnants
Le porteur travaille dans un outil qui garde la mémoire du projet : ses hypothèses, ses entretiens, ses décisions, ses livrables. L'accompagnant y voit ce qui a bougé depuis la dernière séance, sans rien demander. Quand plusieurs coachs suivent la même équipe, ils voient aussi ce que les autres ont conseillé.
C'est l'approche que nous avons choisie avec La Mashine : le porteur avance avec une IA qui connaît son projet, et ses accompagnants voient où il en est, ce qui a changé depuis la dernière séance, les points encore incertains, avec une alerte quand un projet décroche ou qu'une décision importante se prépare. Ce sont toujours eux qui conseillent et qui décident.
Limite : un outil de plus, qu'il faut faire adopter aux porteurs. Il n'a d'intérêt que si le porteur y travaille vraiment, et pas seulement pour vous rendre des comptes.
Ce qui ne marche pas
- Le tableur de suivi rempli par l'accompagnant. Il demande du temps de saisie après chaque séance et ne dit rien de ce que fait le porteur entre deux rendez-vous. Il sert surtout au reporting.
- Les groupes de messagerie. L'information y passe, mais elle s'y perd. Retrouver une décision d'il y a trois semaines dans un fil WhatsApp ou Slack prend plus de temps que de la redemander.
- Multiplier les liens et les outils. Chaque lien supplémentaire fait décrocher une partie des porteurs. Un seul endroit, même imparfait, vaut mieux que trois outils bien conçus.
Par où commencer cette semaine
Choisissez les trois porteurs que vous voyez en premier la semaine prochaine. Envoyez-leur la veille de la séance les trois questions du point d'étape (fait, appris, avis attendu). Notez le temps qu'il vous faut pour entrer dans le sujet, avec et sans leurs réponses. Au bout de deux semaines, vous saurez si le problème vient du manque d'information ou d'autre chose.
Questions fréquentes
Combien de temps faut-il pour se remettre dans le contexte d'un projet ?
Sans trace écrite, il faut souvent une vingtaine de minutes de séance pour reconstruire ce qui s'est passé depuis le dernier rendez-vous. Avec un compte rendu et un point d'étape rempli par le porteur, la lecture prend quelques minutes avant la séance.
Faut-il un logiciel pour suivre ses porteurs entre les séances ?
Pas forcément. Un compte rendu systématique et un point d'étape avant chaque séance règlent une bonne partie du problème. Un logiciel devient utile quand vous suivez beaucoup de projets, quand plusieurs accompagnants interviennent sur la même équipe, ou quand vous devez produire un reporting pour un financeur.
Comment éviter que deux coachs donnent des conseils contraires à la même équipe ?
Il faut que chaque coach puisse lire ce que les autres ont conseillé avant d'intervenir. Un compte rendu partagé par séance, rangé au même endroit pour tous les intervenants, suffit pour commencer.
Le porteur ne risque-t-il pas de se sentir surveillé ?
Le suivi doit servir le porteur avant de servir la structure. Quand il voit que la séance démarre directement sur son blocage, il remplit son point d'étape volontiers. Quand le suivi sert seulement à remplir un tableau, il le vit comme un contrôle.
